正确审核和批准分收货人发票的关键要素

分受助人发票监控是指在赠款资助的情况下，跟踪和管理分受助人或分包商发出的发票和收据的过程, contracts, 或者类似的财务安排. 次级接受者是指从主要接受者或承包商那里获得资金以执行特定任务或服务的组织或个人. 组织将奖助金或合约分配给次级受助人是否有一个关键的程序, 哪些通常是负责执行特定任务或服务的其他组织或个人. 主要接受者(授予赠款或合同的组织或实体), in this case, newbb电子平台)必须确保分接受者使用资金符合协议的商定条款和条件以及相关的州和/或联邦法规.

以下是监控子收件人发票的关键组成部分和步骤:

1. Subrecipient Agreements: Before any work begins, 主要接受者(赠款接受者或承包商)应与次级接受者有明确的协议. 该协议应概述工作范围、预算、可交付成果和发票程序.
2. Invoice Submission: 分收件人应根据协议条款提交已完成工作的发票. 发票应包括所执行的服务等详细信息, the period covered, cost incurred, and the amount requested. OU has designed an invoice template 协助获取与newbb电子平台签订的所有分接受者协议所需的基本数据.
3. 审核及合规性检查: 主接收方必须审查次接收方的发票，以确保符合任何法规或合同要求. 这包括核实资金来源的指导方针和证明文件是否允许支出, such as receipts, 是否在必要时或按要求提供.
4. Timely Processing: 发票应及时处理，防止付款延误，并与分收人保持良好的工作关系.
5. Tracking and Documentation: 保存所有次级收货人发票的完整记录, payments, 以及任何支持文件. 该文件对于审计目的和确保资金按照赠款或合同条款使用是必不可少的.
6. Payment Approval: 在核对发票并确保符合要求后, 主收件人批准向子收件人付款. 这可能涉及在组织内部获得必要的批准.
7. Payment Disbursement: 及时向次级收款人付款. 付款方式各不相同, 但通常是通过电子资金转账或应付账款支票来完成的.
8. Reporting: 生成报表，提供子收件人发票处理和付款的概览. 这些报告可用于监测支出, track budget utilization, 并评估次级接受者的表现. OBI 是否有几个可用的报告选项.
9. Auditing: Periodically, 并且按照规定或合同的要求, 对次级受助人的财务交易进行审计或合规性审查，以确保资金按预期使用.
10. Communication: 与子收件人保持开放的沟通渠道. 如果发票有问题或分收款人的任何方面的表现, 及时而专业地解决这些问题. 当你怀疑或发现你与次级接受者有问题时，尽早让ORSP和拨款会计参与进来.
11. Documentation Retention: 保留所有相关文件, including invoices, receipts, contracts, and communications, 在指定的保留期限内, 根据授权或合同条款或相关州和/或联邦法规的要求.

OU has developed a 分包商发票批准清单 协助各部门在批准和提交付款前核实发票的准确性. 可以找到额外的次级奖励培训和资源 here.

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