01.030:大型活动的制作和举办
草案
2012年4月17日
Ryan Lombardi |教务长
Pam Benoit |执行副校长兼教务长
罗德里克J. 麦克戴维斯|总统
概述
这项政策确保了由大学院系主办的重大活动(包括流行音乐会), 学生组织, 大学财产的非大学附属用户以合理确保所有相关人员的健康和安全的方式产生, 限制民事和金融责任, 是合法的, 并符合适用的大学政策.
newbb电子平台可能允许大学院系举办活动(包括流行音乐会), 学生组织, 以及大学财产的非附属使用者, 只要所述作品符合本文和相关大学政策的要求, 并已通过审查和批准 大型活动委员会. 委员会有权批准、有条件地批准或拒绝批准任何拟议的活动.
范围
就本政策而言, “大型活动”的定义是任何预计将吸引200人或以上的计划聚会. 少于200人参加的活动可由大型活动委员会审核, 由其自行决定, 如果提议的活动被委员会的任何成员认为对健康和安全构成潜在威胁. 下列事件不包括在本政策范围内:
如对拟进行的活动是否适用本政策有疑问, 联络学生活动主任.
- 由大学单位计划或监督的活动，在该单位控制的设施内举行(例如.g., 在ICA设施内举行的ICA活动, 校园康乐活动在校园康乐设施举行, 表演艺术系列活动在坦普尔顿-布莱克本校友纪念礼堂举行, 在贝克大学中心举行的任何活动, 等.),
- 在学术设施中进行的以学术为导向的活动(例如.g.(一个系所有学生在一个大教室里举行的会议).
事件
人员配备
所有活动的人员配备必须保证质量和数量，以确保充分控制预期的观众, 无论是在举办活动的设施还是在周围的空间, 包括停车场.
设施预订
活动策划者必须直接向负责该设施的办公室或个人预订设施. 大型活动委员会的任何批准都取决于策划者是否获得了场地预订. 在给予暂定保留时, 设施协调员将提醒活动策划者，根据此政策需要获得批准.
责任
活动策划者必须对活动制作过程中产生的费用承担全部责任. 学生和外部组织不得以任何方式将newbb电子平台置于经济责任的地位.
流行音乐会
- 建议在会议中心或坦普尔顿-布莱克本校友纪念礼堂举行的流行音乐会只有在大学项目委员会制作的情况下才被允许, 黑人学生文化规划委员会(BSCPB)或公共场合办公室. 如果是由大学项目委员会或黑人学生文化项目委员会提议的音乐会, 社会活动办公室负责生产监督.
- newbb电子平台的学生将优先获得座位. 票务分配须经公共场合处处长批准.
- 票务分配和座位安排应符合俄亥俄州修订法典2917的规定.俄亥俄州消防法规，俄亥俄州建筑法规，以及雅典城市法规.
- 座位数量须由公众场合处处长决定. 经主任确定为被堵塞的席位将不出售.
- 所有的广告 须经公共场合署署长批准. 所有广告都应包含吸烟的声明, 瓶, 罐, 相机, 酒精饮料, 禁止使用录音设备. 所有广告均应包含是否保留座位的声明, 以及是否会收取停车费.
大型活动委员会组成
委员会主席由学生活动处处长担任. 大型活动委员会应由下列人员或其指定人员组成:
- 学生活动总监(主席)
- newbb电子平台警察局局长
- 环境健康与安全主任
- 住宿生活主任
- 多元文化项目主任
- 设施管理总监
- 公众活动署署长
- 大学项目委员会主席
- 黑人学生文化规划委员会主席
委员会会议
主席应根据需要召开委员会会议，并应邀请:
- 活动策划组织的代表.
- 活动策划组织的顾问(如果是学生组织).
- 对所提议的事件将要发生的设施负责的个人.
- 受拟议活动影响的其他大学单位代表.
事件的建议
活动策划者应尽快与学生活动办公室联系, 非正式地讨论活动的计划, 为了确保计划人员了解此类活动所需的计划工作范围, 并对委员会可能遵循的时间表抱有现实的期望.
正式的活动建议应在活动日期提交给学生活动主任 大型活动计划书，并应包括:
- 主办机构名称
- 联系人的姓名、电话、地址、邮箱
- 指导老师的姓名、电话、地址和电子邮件(如果是学生组织)
- 事件名称
- 活动的建议日期和时间(开始和结束)
- 活动建议地点
- 对事件的描述
- 预计出席人数
- 对目标受众的描述
- 负责拟议设施的个人或单位的书面同意(可能是暂定的), 有待大型活动委员会批准)
- 另外两个曾举办该活动的场地(供巡回演出使用)
- 举办活动的初步计划——场地和设施后勤、人员配备、设备等.
对委员会进行投票
委员会主席应向委员会成员分发有关拟议事件的信息，并规定反对的截止日期. 如无异议，主席可建议批准. 如果主席或委员会任何成员反对, 主席应召集委员会与活动策划者会面, 查看其他信息, 然后做出决定.
通用标准
委员会应审查提案，并可要求提案者提供更多信息. 委员会应根据该活动能够以下述方式举行的程度来审议该提案:
- 合理保证所有参与者的健康和安全;
- 限制大学的民事和财政义务;
- 是合法的
- 是否与学校的其他政策一致.
规划标准
在进行评估时, 委员会须考虑在何种程度上能以合理保证所有相关人员的安全和健康的方式实施该活动, 具体考虑以下标准:
设施及受众
- 该设施在多大程度上适合活动的性质和规模以及预期的观众?
- 有关安排是否适当照顾残疾人士出席活动的需要, 而且要安全?
停车
- 当地是否有足够的停车设施，或者是否有计划替代当地的停车设施.g.(前往远处停车场的班车)?
- 当地是否有足够的停车设施，或者是否有计划替代当地的停车设施.g., (到远处停车场的班车), 卡车, 以及其他与生产活动相关的车辆.
广告
音乐会, 广告是否符合规划部分所述的要求, 分段二世, 第五项 (上图)?
生产
- 能否保证结构的完整性和操作的安全性, 索具, 声音, 照明, 其他设备请放心?
- 是提议的声音吗, 照明, 及其他适合生产尺寸的元件, 范围, 活动的性质和预定的地点?
- 雇用或签约的技术人员是否有足够的技能和充分的监督，以安全地管理他们分配的任务?
- 与特效相关的潜在危险是否已被识别和处理?
- 赛事前后设备能否安全可靠的存放?
- 是否有其他的技术要求是大学不能合理满足的?
权力
现有的电力容量能否满足电力需求? 如果没有，让活动策划者制定可接受的条款来补充现有的系统?
保安及其他人员
- 计划是否提供足够的保安人员和其他必要的工作人员，以合理地确保活动参与者的安全?
- 活动提案是否包括足够的安全和人员配备计划?
清理
规划是否充分保证所有空间在维护方面恢复到原来的状态, 修复, 清洁, and other custodial services; trash and recycling removal; and grounds 修复 (excepting normal wear and tear)?
食品和饮料
有准备计划吗, 交付, 提供符合法律和学校政策的食品和饮料服务?
校园及社区影响
事件发生时能否不对当地社区造成不合理的干扰, 大学的正常运作(例如.g.(班级、实验室或办公室)，或给住在大学宿舍或公寓里的学生?
规划
- 复核委员会是否清楚地确定责任人，并可安排责任人?
最初的提案是否及时提出，以便对活动进行充分的规划?
缺乏足够的时间来充分完成活动的计划可能会 本身有充分理由拒绝批准所提议的事件.
- 申请人是否迅速回应覆核委员会的关注?
其他
是否可以确定其他标准中未明确提及的其他预防措施，以确保计划活动中的火灾和生命安全?
否认
如果委员会拒绝批准提议的项目, 主席将向申请人解释委员会的决定.
如有拒绝，可向学生事务副校长提出上诉.
评论家
本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:
- 负责学生事务的副校长
- 大型活动委员会
- 学生参议院
- 研究生院